Aviso Sorvre Prácticas de Privacidad

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Aviso sobre prácticas de privacidad

Este aviso describe las prácticas de privacidad del condado de Madison y los derechos de privacidad de las personas a quienes servimos.  Describirá cómo se podría usar y divulgar su información, y cómo usted puede obtener acceso a ella.

La norma de privacidad de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPAA) NO CAMBIA la forma en que usted recibe los servicios del condado de Madison o los derechos de privacidad que siempre ha tenido en virtud de las leyes federales y estatales. La norma de privacidad agrega algunos detalles sobre cómo puede ejercer sus derechos.

Fecha de entrada en vigencia:

Este Aviso sobre prácticas de privacidad entrará en vigencia a partir del 15 de octubre de 2020.

Nuestro compromiso de privacidad con usted:

En el condado de Madison, le brindamos muchos servicios diferentes.  Entendemos que la información sobre usted y su familia es personal.  Nos comprometemos a proteger su privacidad y a compartir información solo con aquellas personas que tengan una necesidad de conocerla y que están autorizados para ver dicha información a fin de garantizar la prestación de servicios de calidad.  La ley exige que conservemos la privacidad de su información médica y le informemos acerca de las obligaciones legales y las prácticas de privacidad con respecto a su información médica.  Este aviso le informa cómo el condado de Madison utiliza y divulga información sobre usted.  Se describen sus derechos y nuestras responsabilidades respecto de la información sobre usted.  Cuando utilizamos la palabra “usted” en este Aviso, también estamos haciendo referencia a su representante personal.  Según las circunstancias y de conformidad con la ley estatal, esto puede significar su tutor, representante de atención médica o padre/madre, cónyuge o familiar adulto involucrado.

Si tiene preguntas sobre alguna parte de este aviso o si desea obtener más información sobre las prácticas de privacidad en el condado de Madison, comuníquese usando la siguiente información:

Privacy Officer

Madison County

138 N Court Street

Wampsville, New York 13163

Teléfono: (315) 366-2203

¿Quiénes respetarán este Aviso?

Todas las personas que trabajan para el condado de Madison respetarán este aviso.  Esto incluye a los empleados, las personas que contrata el condado de Madison y están autorizadas para ingresar información en su registro o necesitan revisar su registro para brindarle servicios, y los voluntarios a quienes el condado de Madison permite que lo ayuden.

Qué información está protegida:

Toda la información que creamos o guardamos y que está relacionada con su salud o atención y tratamiento, incluido, entre otros, su nombre, dirección, fecha de nacimiento, número de seguro social, información médica, servicio o plan de tratamiento y otra información (incluidas fotografías u otras imágenes) sobre su atención en nuestros programas, se considera información protegida. En este Aviso, nos referimos a la información protegida como información médica protegida (Protected Health Information, PHI). Creamos y recopilamos información sobre usted y conservamos un registro de la atención y los servicios que recibe por medio de esta agencia.  La información sobre usted se encuentra en un registro; pueden ser documentos en soporte papel en un expediente médico o en una computadora. En este Aviso, nos referimos a la información que creamos, recopilamos y conservamos como “registro”. 

Sus derechos respecto de su información médica:

A menos que la ley exija lo contrario, su registro es propiedad física del condado de Madison, pero la información que contiene le pertenece y usted tiene derecho a que su información se mantenga confidencial.  Tiene los siguientes derechos respecto de su PHI:

• Tiene derecho a ver o inspeccionar su PHI y obtener una copia (electrónica o en soporte papel) de la información.  Se aplican algunas excepciones, como información compilada para uso en procedimientos judiciales o administrativos.  NOTA: El condado de Madison exige que se presente una solicitud por escrito de los registros al oficial de Privacidad de la HIPAA del departamento que corresponda. Puede solicitar copias en formato de papel o electrónico, como un CD, un dispositivo portátil o una tarjeta de memoria.  En algunos casos, podemos cobrarle por las copias.  
• Le proporcionaremos una copia o un resumen de su información médica en un plazo de 10 días después de recibir la solicitud. Si necesitamos más tiempo para responder la solicitud de las copias, le informaremos por escrito y le explicaremos el motivo del retraso y la fecha de finalización prevista.
• Si rechazamos su solicitud para ver su información, tiene derecho a solicitar una revisión de dicha denegación.  El jefe del departamento/representante designado nombrará a un profesional de atención médica con licencia para que revise el registro y decida si usted puede tener acceso. 

• Solicitar que corrijamos su historia clínica

• Tiene derecho a solicitarnos que cambiemos o modifiquemos la información que considere incorrecta o incompleta.  Podemos rechazar su solicitud en algunos casos, por ejemplo, si el condado de Madison no creó el registro o si después de revisar su solicitud, creemos que el registro es preciso y completo. 

• Obtener una lista de aquellas personas con quienes compartimos información

• Tiene derecho a solicitar una lista (informe) de las divulgaciones que el condado de Madison ha hecho respecto de su PHI.  Sin embargo, en la lista, no se incluyen ciertas divulgaciones, como las que se realizaron para llevar a cabo las operaciones del tratamiento, el pago y la atención médica, o las que realizamos a usted o a otras personas con su permiso. 

• Pedirnos que limitemos lo que usamos o compartimos

• Tiene derecho a solicitar una restricción en los usos o las divulgaciones de su información médica relacionada con las operaciones del tratamiento, el pago y la atención médica, y las divulgaciones a familiares involucrados.  Sin embargo, el condado de Madison no está obligado a aceptar su solicitud.

• Elegir a una persona para que lo represente

• Si otorgó a una persona un poder médico o si una persona es su tutor legal, esta puede ejercer sus derechos y tomar decisiones sobre su información médica. La divulgación de información médica protegida a un representante personal puede estar limitada en casos de abuso doméstico o infantil.

• Nos aseguraremos de que la persona tenga esta autoridad y pueda representarlo antes de tomar cualquier medida.

• Solicitar comunicaciones confidenciales

• Tiene derecho a solicitar que el condado de Madison se comunique con usted de una forma que lo ayude a mantener su información confidencial.  Puede solicitar formas alternativas de comunicación o solicitar que las comunicaciones se envíen a lugares alternativos. 

• Pedirnos que limitemos lo que usamos o compartimos

• Puede solicitarnos que no usemos ni compartamos cierta información médica para el tratamiento, el pago o para nuestras operaciones. No estamos obligados a aceptar su solicitud y podemos decir que “no” si esto afectara su atención.
• Si paga un servicio o un elemento de atención médica completamente de su bolsillo, puede pedirnos que no compartamos esa información para los fines de pago o nuestras operaciones con su compañía aseguradora de salud. Diremos que “sí”, a menos que una ley nos exija compartir dicha información.

• Ser notificado de un incumplimiento

• Estamos obligados por las leyes federales a notificarle si se produce un incumplimiento de la PHI no protegida que contiene su información.

• Presentar una queja si considera que se violan sus derechos

• Puede presentar una queja si considera que hemos violado sus derechos. Para ello, debe comunicarse con nosotros utilizando la información que figura en la página 1 de este Aviso.

• Puede presentar una queja ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Sociales de Estados Unidos (U.S. Department of Health and Human Services, DHHS) enviando una carta a 200 Independence Avenue, SW, Washington, D.C. 20201, llamando al 1-877-696-6775 o ingresando a www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/.
• No tomaremos represalias contra usted por presentar una queja.

• Puede solicitar una copia impresa de este Aviso en cualquier momento, inclusive si aceptó recibir el aviso electrónicamente. Siempre estará publicada una copia de nuestro aviso actual en nuestro sitio web (https://www.madisoncounty.ny.gov) y en nuestras áreas de recepción. 

 Nuestras responsabilidades para con usted

La ley nos exige que conservemos la privacidad de su información médica protegida, le informemos sobre nuestras obligaciones legales y sus derechos legales, y cumplamos con las políticas de privacidad que se describen en este Aviso. Debemos hacer lo siguiente: 

• Conservar la privacidad de su información de acuerdo con las leyes federales y estatales.
• Entregarle este Aviso en el que se le informa cómo conservaremos la privacidad de su información.  
• Informarle si no podemos acordar un límite en el uso o la divulgación que solicita. 
• Realizar solicitudes razonables para comunicarle información por medios especiales o en otros lugares.
• Obtener su permiso por escrito para usar o divulgar su información, excepto por los motivos que se explican en este aviso.  

Tenemos derecho a cambiar nuestras prácticas con respecto a la información que conservamos.   Si las prácticas cambian, se lo informaremos mediante un nuevo aviso.  

Los avisos se publicarán en nuestro sitio web: www.madisoncounty.ny.gov

Cómo usamos y divulgamos su información médica:

Podemos usar y divulgar información sin su permiso para los fines que se describen a continuación.   En el caso de cada una de las categorías de usos y divulgaciones, explicamos lo que queremos decir y damos un ejemplo.  No se describen todos los usos ni divulgaciones, pero se incluirán todas las formas en que usaremos o divulgaremos información en estas categorías.

También podemos divulgar información a médicos y a otro personal para realizar una capacitación en el trabajo. Compartiremos su información médica con otro personal del condado de Madison con el fin de obtener servicios legales de nuestros abogados, realizar auditorías fiscales y cumplir y detectar fraudes y abusos a través de nuestro Programa de Cumplimiento.  También podemos divulgar información a nuestros socios comerciales que necesitan acceder a la información para prestar servicios administrativos o profesionales en nuestro nombre.

Otros usos y divulgaciones que no requieren su permiso:

Además de las operaciones relacionadas con el tratamiento, el pago y la atención médica, usaremos su información sin su permiso por los siguientes motivos: 

Podemos compartir información sobre su salud para ciertas situaciones, como las siguientes: 

• Prevenir enfermedades
• Ayudar con el retiro de productos
• Informar reacciones adversas a medicamentos
• Informar sospechas de abuso, negligencia o violencia doméstica
• Prevenir o reducir una amenaza grave para la salud o la seguridad de cualquier persona

• Cumplir con la ley

Compartiremos información sobre usted si las leyes estatales o federales lo requieren, inclusive con el Departamento de Salud y Servicios Sociales si este busca determinar si estamos cumpliendo con la ley federal de privacidad.

Podemos usar o compartir información médica sobre usted con los siguientes fines:

• Para presentar reclamos de compensación de los trabajadores
• Para fines relacionados con el cumplimiento de la ley o una autoridad a cargo del cumplimiento de la ley
• Para llevar a cabo actividades autorizadas por la ley a través de las agencias de supervisión de la salud
• Para cumplir funciones especiales del gobierno, como servicios militares, de seguridad nacional y de protección presidencial

• Responder demandas y acciones legales

Podemos compartir información sobre su salud en respuesta a una orden judicial o administrativa, o en respuesta a una citación.

Podemos compartir información médica con un forense, un médico forense o un director de funeraria cuando una persona muere.

Podemos usar o compartir su información para realizar investigaciones respecto de la salud.

Podemos compartir su información médica con organizaciones de obtención de órganos.

Podemos proporcionar su información médica a correccionales o autoridades del orden público si usted es un recluso o si está bajo la custodia de una autoridad del orden público. La divulgación para estos fines será necesaria en los siguientes casos: 

• para que la institución le brinde servicios de atención médica; 
• para procurar la seguridad de la institución;
• para proteger su salud y seguridad o la salud y la seguridad de otras personas.

Usos y divulgaciones que requieren su permiso:

Podemos divulgar información a las siguientes personas si usted acepta o no se opone a dicho uso o divulgación:

• A miembros de la familia y representantes personales que participan en su atención si la información es relevante para su participación y para informarles sobre su condición y ubicación.
• A organizaciones de ayuda en casos de desastres que necesitan informar a su familia sobre su condición y ubicación en caso de que ocurra un desastre.
• Para fines de recaudación de fondos, podemos divulgar información a un programa de caridad que nos ayude a recaudar fondos con su permiso.  Tiene derecho a rechazar u optar por negarse si previamente acordó recibir comunicaciones relacionadas con la recaudación de fondos.
• En el caso de la comercialización de servicios relacionados con la salud, no usaremos su información médica para enviar comunicaciones de comercialización sin su permiso.
• Para divulgar notas de psicoterapia.

Se requiere autorización para todos los demás usos y divulgaciones:

Para todos los demás tipos de usos y divulgaciones que no se describen en este Aviso, usaremos o divulgaremos información solo con una autorización por escrito firmada por usted en la que indique quién puede recibir la información, qué información se debe compartir, el propósito del uso o la divulgación y una fecha de caducidad de la autorización.  Siempre se requieren autorizaciones por escrito para la venta de PHI y el uso y la divulgación para fines de comercialización, como boletines informativos de agencias y comunicados de prensa.

NOTA: SI NO PUEDE DAR SU PERMISO DEBIDO A UNA EMERGENCIA, EL CONDADO DE MADISON PUEDE BRINDAR INFORMACIÓN EN SU BENEFICIO.   ESTAMOS OBLIGADOS A INFORMARLE LO ANTES POSIBLE DESPUÉS DE DIVULGAR LA INFORMACIÓN.

Puede revocar la autorización en cualquier momento.  Si revoca la autorización por escrito, ya no usaremos ni divulgaremos su información por los motivos que se indican en su autorización.  Sin embargo, no podemos retirar las divulgaciones que hicimos antes de que se presentara la revocación y debemos retener la información en la que se indiquen los servicios que le hemos brindado.

Cambios realizados en este Aviso:

El condado de Madison se reserva el derecho de realizar cambios en este Aviso. Nos reservamos el derecho de realizar cambios en los términos que se describen en este Aviso y aplicar los nuevos términos del aviso a toda la información que conserva el condado de Madison. Se le entregará el nuevo aviso en el siguiente encuentro después de realizado el cambio y se obtendrá un acuse de recibo. Además, las copias de este Aviso estarán disponibles a solicitud, en nuestra oficina y en nuestro sitio web.